Mammals / Ola Anderson

Detta är bloggen för min enskilda firma Mammals. Den innehåller sådant jag är intresserad av eller vill berätta om.
Teckensnitts storlek: +

Att skicka individuella meddelanden via email i Filemaker

 

Email iconDet är inte speciellt svårt att skapa en funktion i Filemaker som mailar personer individuella meddelanden (tex användarnamn, lösenord eller liknande).

Man behöver:

  1. En tabell som innehåller personerna och deras epostadresser.
  2. En tabell som innehåller mailet (en post per mail)
  3. En relation mellan personer och meddelanden
  4. En eller flera relationer mellan personer och andra tabeller som innehåller uppgifter man vill ha med i mailet
  5. Ett beräkningsfält som ersätter kodord (tex [Förnamn]) med önskade individuella data (personens förnamn). Detta fält finns i Personer.
  6. Ett manus som mailar.

Klicka på "Fortsätt läs mer..."-knappen nedanför till höger för att läsa resten.

En tabell som innehåller personerna och deras epostadresser.

Detta antar jag att du redan har, annars är det bara att göra en ny tabell som innehåller tex namn, epost och de individuella uppgifter du vill skicka.

Denna tabell kallas nedan för Personer.

En tabell som innehåller mailet (en post per mail)

Denna tabell behöver bestå av:

  1. ID_Meddelande (numeriskt, automatiskt löpnummer)
  2. Ärenderad (text)
  3. Meddelande (text)

Det är i fältet som heter Meddelande som du skriver mailets text + lägger in dina kodord eller fraser som skall ersättas med info från tabellen Personer.

I detta exempel så har vi i Personer fälten Förnamn, Epost och Lösenord. Vi skapar kodfraserna [Förnamn], [Epost] och [Lösenord].

Meddelandetexten kan då se ut tex så här:

Hejsan [Förnamn]

Här är ditt användarnamn och lösenord till vår webbplats:

Användarnamn: [Epost]

Lösenord: [Lösenord]

Logga in på http://mammals.se/

Så här kan en databas för meddelanden se ut. (En ful en alltså). 

{rokbox album=|Email| title=|Databas|}images/stories/filemaker/tips/send_mail/Epostdatabas.jpg{/rokbox}

En relation mellan personer och meddelanden

Skapa ett nytt variabelfält i Personer som heter ID_Meddelande_Valt_G. Det betyder enligt mitt sätt att döpa saker att det är ett globalt fält vilket betyder att det har samma innehåll i alla poster. Ett sådant fält kallas även för variabelfält eller riktigt tekniskt uttryckt: ”Ett fält med global indexering”. Namnet är samma namn det har i tabellen Meddelanden, dvs ID_Meddelanden. Ordet _Valt är till för att ange att detta fält används för att välja en viss post i Meddelanden genom att ange dess nummer i fältet. 

{rokbox album=|Email| title=|Relation mellan Personer och Meddelanden|}images/stories/filemaker/tips/send_mail/Ny_relation.jpg{/rokbox}

Jag har ritat röda fyrkanter omkring fälten i relationen. Tyvärr är det inte fullt så konsekvent stavat som jag beskrivit.

Relationen kan heta tex Personer_Epostmeddelanden_ID_Epostmeddelande som anger tabellen jag står i > Tabellen jag tittar mot > Fältet jag tittar med. Detta är enligt Filemaker standard.

En eller flera relationer mellan personer och andra tabeller som innehåller uppgifter man vill ha med i mailet

Detta är helt upp till dig att skapa vad du vill här.

Ett beräkningsfält som ersätter kodord (tex [Förnamn]) med önskade individuella data (personens förnamn). Detta fält finns i Personer.

Beräkningen i mitt sådant fält ”Epostmeddelande_C” (C för calculation, dvs beräkningsfält) ser ut så här:

Substitute(People_Epostmeddelanden_ID_Epostmeddelande::Epost_Meddelande;

["[Förnamn]"; Förnamn];

["[Epost]"; Epost];

["[Lösenord]"; Lösenord]

)

Denna beräkning fungerar så att den läser av meddelandets text via relationen på ID_Meddelande och använder sedan textfunktionen för att byta ut flera saker (kodorden), mot information från fälten i Personer.

Ett manus som mailar.

Sista steget, att skapa ett manus som består av två delar. Dels en del som mailar EN person, dels en del som mailar ALLA personer. Genom att på två olika knappar lägga in olika manusparametrar och ställa in att de skall köra samma manus, kan jag göra båda sakerna. 

{rokbox album=|Email| title=|Manus för att skicka epost|}images/stories/filemaker/tips/send_mail/Epost_Manus.jpg{/rokbox}

Som synes ovan är manusparametern för att maila en person (den posten man står på i Personer): ”En”. Detta anger man på knappen så här:

{rokbox album=|Email| title=|Knappinställningar|}images/stories/filemaker/tips/send_mail/Button_fix.jpg{/rokbox}

Manussteget för att skicka mailet (det heter ”Skicka e-post) ser ut så här:

{rokbox album=|Email| title=|Manussteget att skicka epost|}images/stories/filemaker/tips/send_mail/Epost_Manussteg_Maila.png{/rokbox}

Exempel gällande fältet ”Till” ovan. Om din tabell heter Personer och ditt fält som innehåller epostadressen heter Epost, så skall det i det fältet stå:

Personer::Epost

På motsvarande sätt är det med de övriga fälten, man anger vanligen fält som finns i Personer eller som är relaterade till posten i Personer man står på.

Exempelvis ärenderaden ”Ämne” är via relationen som får på ID_Meddelande.

Klart att skicka!

Det du behöver göra nu är:

  1. Skapa ditt meddelande i epostmeddelanden.
  2. Ange motsvarande nummer i någon layout i Personer.
  3. Helst leta rätt på dig i Personer för att testa och skicka bara till dig.
  4. Klicka på knappen (som du förstås lagt ut i layouten som visar poster från Personer), med manusparametern ”En” som mailar bara den posten man står på i Personer.
  5. Ditt mail skapas i ditt inställda epostprogram på datorn, klart att skickas.

Variant

Om du inte vill använda ditt epostprogram för att skicka mailet utan vill att det skall skickas direkt via din vanliga SMTP-server, ändra i så fall i manus-steget ”Skicka epost” så att du använder SMTP-server och ange där dina uppgifter (serveradress, kontonamn, lösenord). Då skickas mailet direkt via den SMTP-servern utan att gå via ditt epostprogram.

Svårare än så var inte detta, lycka till!

/ Ola Andersson, Mammals

 

Email iconEmail icon by Alessandro Rei. Found it here at iconfinder.net (GPL-licenced).

Vad kostar det?
Göra snygga layouter i FileMaker
 

Kommentarer

Kommentarer saknas